PHỤ LỤC A

??????????????????????????????????????

PHỤ LỤC B

MỘT NGÀY CỦA GÓC PHẦN TƯ THỨ II Ở VĂN PHÒNG

Bài tập và phân tích sau đây nhằm giúp các bạn thấy được ảnh hưởng của mẫu góc phần tư thứ II trong công việc kinh doanh ở trình độ hết sức thực tế.

Giả sử bạn là giám đốc tiếp thị của một hãng dược phẩm lớn. Bạn sắp bắt đầu một ngày bình thường ở văn phòng, bạn nhìn vào các hạng mục công việc của ngày hôm ấy, bạn ước tính thời gian cho mỗi hạng mục.

Danh sách các hạng mục không sắp xấp theo thứ tự ưu tiên như sau:

  1. Bạn muốn ăn trưa với tổng giám đốc (1 – 1, 5 giờ)
  2. Bạn được báo ngày hôm trước chuẩn bị ngân sách truyền thông cho năm sau (2 hoặc 3 ngày)
  3. Hồ sơ ĐẾN của bạn tràn ngập, lấn át hồ sơ ĐI (1 – 1,5 giờ)
  4. Bạn cần nói chuyện với giám đốc bán hàng về việc bán hàng tháng trước; văn phòng ông ta ở dưới phòng họp (4 giờ)
  5. Bạn có nhiều hạng mục thư tín mà thư ký của bạn bảo là cấp bách.
  6. Bạn muốn đọc hết các tạp chí y học sắp trên bàn bạn.
  7. Bạn cần chuẩn bị giới thiệu trong cuộc họp bán hàng vào tháng sau (2 giờ)
  8. Có dư luận mẻ sản xuất X cuối cùng không qua kiểm tra chất lượng.
  9. Có người ở FDA muốn bạn gọi điện lại về sản phẩm X (0,5 giờ)
  10. Có cuộc họp vào lúc 2 giờ chiều, với ban chấp hành, nhưng bạn không biết về vấn đề gì ( 1 giờ)

8. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

9. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

10. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

11. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

12. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

1. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

2. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

3. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

4. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

5. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________

Để ít phút sử dụng điều bạn đã học trong các Thói quen 1, 2, 3 sẽ giúp bạn lập được một thời gian biểu hợp lý.

Khi yêu cầu bạn đặt kế hoạch cho một ngày, tôi đã mặc nhiên loại trừ khung cảnh rộng hơn của tuần lễ, rất cơ bản trong của công việc quản lý thời gian thế hệ thứ tư. Nhưng bạn sẽ thấy được sức mạnh của góc II, mẫu có trung tâm nguyên lý ngay cả trong khung cảnh của một giai đoạn 9 tiếng đồng hồ.

Khá rõ ràng là phần lớn những hạng trên danh mục trên đều là các hoạt động trong góc I. Ngoài hạng mục số 6 – đọc tạp chí y học – những hạng mục khác vừa quan trọng vừa khẩn cấp.

Nếu bạn là người quản lý thời gian thế hệ thứ ba, sử dụng các giá trị và mục tiêu được ưu tiên, bạn có một cái khung để quyết định lập thời gian biểu và có lẽ bạn nên ghi các chữ cái A, b hoặc C cạnh mỗi hạng mục, sau đó là 1, 2, 3 dưới A, B, C. Bạn cũng nên xem xét các tình huống như những người khác có liên quan đã sẵn sàng chưa, thời gian hợp lý để ăn trưa. Sau cùng, trên cơ sở những yếu tố đó, bạn lập thời gian biểu hàng ngày.

Nhiều nhà quản lý thời gian thế hệ thứ ba đã làm bài tập này đúng như tôi vừa tả. Họ lập thời gian biểu khi họ làm việc gì và dựa vào những nhiệm vụ đã qui định và xác định rõ ràng, họ hoàn thành hoặc ít nhất là bắt đầu các hạng mục của ngày đó và đề các hạng mục còn lại vào ngày hôm sau hoặc một thời gian khác.

Thí dụ, nhiều người cho biết họ sử dụng thời gian từ 8 giờ đến 9 giờ để tìm biết chính xác chương trình làm việc của cuộc họp ban chấp hành có gì để chuẩn bị, để đặt bữa ăn trưa với tổng giám đốc, và gọi điện trả lời cho FDA. Họ thường dự tính dành một hai giờ tiếp theo để nói chuyện với giám đốc bán hàng, giải quyết các thư từ quan trọng và cấp bách hơn và điều tra dư luận về mẻ cuối cùng của sản phẩm X không qua kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phần thời gian còn lại của buổi sáng hôm đó là để chuẩn bị bữa ăn trưa với tổng giám đốc và/hoặc chuẩn bị cuộc họp ban chấp hành vào lúc hai giờ chiều hoặc giải quyết những vấn đề đã rõ ràng liên quan đến sản phẩm X và việc bán hàng tháng trước.

Sau bữa ăn trưa, buổi chiều thường được sử dụng cho những việc ghi trong thời gian biểu chưa hoàn thành và/hoặc cố gắng hoàn thành những thư từ quan trọng và cấp bách, xử lý một số công văn trong tập công văn Đến quá đầy, và giải quyết những hạng mục quan trọng và cấp bách khác có thể xảy ra trong ngày. Đa số cảm thấy chuẩn bị cho ngân sách truyền thông năm sau và chuẩn bị cho cuộc họp bán hàng tháng sau có thể lùi lại một ngày khác không có nhiều hạng mục ở góc I như vậy. Cả hai rõ ràng là những hoạt động của góc II, phải giải quyết qua suy nghĩ đòi hỏi có kế hoạch. Các tạp chí y học cũng được xếp sang một bên vì rõ ràng nó ở góc II và có thể ít quan trọng hơn hai vấn đề của góc II vừa nói.

Đây là cách suy nghĩ của những người quản lý thời gian thế hệ thứ ba mặc dù họ có thể thay đổi khi họ làm.

Bạn sẽ dùng cách tiếp cận nào khi bạn lập thời gian biểu cho những hạng mục này? Có giống tiếp cận thế hệ thứ ba không? Hãy sử dụng góc II, tiếp cận thế hệ thứ tư? (Tham khảo Ma trận quản lý thời gian ở phần trên?)

Tiếp cận góc phần tư thứ II

Hãy xem qua các hạng mục trên danh mục sử dụng góc II. Đây chỉ là một kịch bản có thể có. Có thể tạo ra các kịch bản khác cũng thích hợp với mẫu của góc II, nhưng kịch bản này minh họa được lối suy nghĩ mà nó biểu hiện.

Là một người quản lý góc II, bạn thừa nhận rằng phần lớn các hoạt động P đều ở góc I và phần lớn các hoạt động PC đều ở góc II. Bạn biết rằng cách duy nhất để quản lý được góc I là hết sức chú ý đến góc II, chủ yếu bằng cách tác động vào thời cơ và phòng ngừa và phải can đảm nói “không” với các góc III và IV.

CUỘC HỌP BAN CHẤP HÀNH VÀO LÚC 2 GIỜ CHIỀU. Chúng ta cho rằng cuộc họp ban chấp hành vào lúc 2 giờ chiều không có một chương trình nghị sự cho các ủy viên tham dự, hoặc bạn không thấy chương trình nghị sự cho đến khi bạn đến dự cuộc họp. Điều này không có gì bất thường. Kết quả là người ta đến cuộc họp không chuẩn bị, “gặp đâu nói đấy”. Những cuộc họp như vậy thường là lộn xộn và tập trung chủ yếu vào các vấn đề của góc I, vừa quan trọng vừa cấp bách, và quanh nó có rất nhiều điểm chưa biết. Những cuộc họp như thế thường mất nhiều thời gian và kết quả thấp và thường là chỉ hơn một hành động vị kỷ của ủy viên ban chấp hành chút ít.

Trong phần nhiều các cuộc họp, các hạng mục của góc II thường được xếp là “những việc khác”. Bởi vì công việc được kéo dài sử dụng hết thời gian cho phép được hoàn tất phù hợp với Luật Parkinoon, nên thường không có thời gian để thảo luận chúng. Nếu có người ta cũng bị công việc ở góc I làm cho mệt lử, không có hoặc có ít sức lực để bàn đến chúng.

Cho nên, bạn có thể di chuyển sang góc II; Trước hết bạn phải nắm được chương trình làm việc để trình bày trước cuộc họp sự đánh giá lạc quan của bạn. Bạn cũng có thể mất một hai giờ buổi sáng để trình bày dù bạn chỉ được phép vài phút kích thích mọi người nghe bạn vào cuộc họp sau, được chuẩn bị kỹ hơn. Lần này bạn nên tập trung vào tầm quan trọng của việc lúc nào cũng phải có một mục tiêu cụ thể cho mỗi cuộc họp và một chương trình làm việc cuối cùng sẽ do ông chủ tịch ban chấp hành triển khai, tập trung trước hết vào các vấn đề của góc II. Những vấn đề này thường yêu cầu suy nghĩ sáng tạo hơn là các vấn đề ở góc I, thường liên quan đến suy nghĩ máy móc hơn.

Bạn cũng nên nhấn mạnh vào tầm quan trọng phân phát các biên bản ngay sau cuộc họp, xác định nhiệm vụ được giao và thời gian hoàn thành. Những hạng mục này sẽ được đưa vào chương trình làm việc của các cuộc họp sau, những chương trình này sẽ được gửi trước cho các ủy viên ban chấp hành để có thời gian chuẩn bị thảo luận.

Bây giờ, nhìn vào một hạng mục phải làm trên thời gian biểu – cuộc họp ban chấp hành lúc hai giờ chiều – qua hệ tham chiếu của góc II. Việc này yêu cầu tính tích cực ở trình độ cao, kể cả lòng can đảm để yêu cầu ghi các hạng mục hàng đầu vào thời gian biểu. Nó cũng yêu cầu sự quan tâm để tránh không khí căng thẳng thường bao phủ các cuộc họp hội nghị ban chấp hành.

Hầu hết các hạng mục trong danh sách đều có thể tiếp cận được với các suy nghĩ của góc II, có lẽ trừ cú điện thoại của FDA.

TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI CỦA FDA.

Advertisements